Auxiliar administrativo/de oficina

Horario de trabajo

• Los asistentes administrativos suelen trabajar en horario de oficina habitual, de lunes a viernes. Algunos puestos requieren trabajar por la tarde o durante el fin de semana. En ocasiones, existen oportunidades de trabajo a distancia y híbrido.

Tareas típicas

• Contestar el teléfono, tomar mensajes, transferir llamadas y gestionar el correo entrante y saliente, los memorandos y los faxes.
• Programar citas, actualizar calendarios de eventos y organizar reuniones de personal.
• Apoye las reuniones presenciales y virtuales preparando agendas, redactando actas y distribuyendo seguimientos. Organice teleconferencias, según sea necesario.
• Trabajar con otro personal administrativo, como recursos humanos, gerentes de oficina, relaciones públicas, personal de registros, facturación, departamentos de formación, etc.
• Solicitar material de oficina, supervisar el mantenimiento periódico de los equipos y gestionar las relaciones con los proveedores.
• Planificar y organizar eventos como reuniones de empresa y reuniones con clientes.
• Preparar informes, documentos y presentaciones utilizando software ofimático.
• Gestionar calendarios y citas. Coordinar los preparativos de viaje, como la reserva de billetes de avión, alquiler de coches, traslados, alojamiento en hoteles, inscripción a conferencias, etc.
• Editar documentos, mantener sistemas de archivo y realizar tareas básicas de contabilidad.
• Gestionar registros digitales y físicos. Mantener la confidencialidad de la información sensible de conformidad con las políticas de la empresa y/o las directrices estatales o federales.
• Supervisar el acceso de los visitantes y mantener los protocolos de seguridad, como la emisión de tarjetas de identificación para visitantes.
• Saludar a los clientes, invitados y otros visitantes. Determinar el motivo de su visita. Guiarlos o acompañarlos a su destino.
• Recoger, clasificar, distribuir y preparar el correo y los paquetes entrantes y salientes.
• Ayudar con las tareas relacionadas con la seguridad y la protección contra incendios. Colaborar en tareas financieras, como la gestión del presupuesto o la compra de artículos con tarjetas de crédito de la organización o la tramitación de vales de viaje.

Obligaciones adicionales

Según sea necesario, los asistentes administrativos pueden realizar tareas de apoyo adicionales, tales como:

• Formar e incorporar al nuevo personal en los procedimientos de la oficina.
• Gestionar cuentas de redes sociales, boletines informativos y actualizaciones básicas del sitio web.
• Actualizar, mantener y distribuir cartas sobre políticas, orientaciones sobre formación u otras comunicaciones organizativas.
• Servir como punto de contacto para la comunicación entre departamentos.
• Responder o derivar solicitudes externas, como las solicitudes en virtud de la Ley de Libertad de Información.
• Resolver problemas técnicos con equipos de oficina o software, colaborando con el departamento de TI cuando sea necesario.
• Notificar al personal sobre visitantes, entregas o mensajes urgentes.
• Mantener listas de contactos y directorios para la organización.
• Gestionar registros básicos de la flota de vehículos, como los registros de mantenimiento.
• Realizar tareas domésticas generales como limpiar el polvo, sacar la basura, pasar la aspiradora o regar las plantas. 

Habilidades sociales

• Precisión
• Adaptabilidad
• Atención al detalle
• Colaboración
• Comunicación
• Concentración
• Confidencialidad
• Orientación al servicio al cliente
• Toma de decisiones
• Orientación al detalle
• Eficiencia
• Enfoque
• Escuchar
• Multitarea
• Organización
• Paciencia
• Resolución de problemas
• Comportamiento profesional
• Responsabilidad
• Trabajo en equipo
• Gestión del tiempo

Competencias técnicas

Los asistentes administrativos deben dominar lo siguiente:

• Software financiero y procesamiento de transacciones (por ejemplo, QuickBooks, SAP)
• Solución básica de problemas para equipos de oficina y sistemas informáticos
• Software de planificación y gestión de proyectos (por ejemplo, Outlook, Asana, Trello)
• Herramientas de comunicación como Slack, Zoom y Microsoft Teams.
• Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como Salesforce o HubSpot.
• Ciberseguridad y garantía de la información
• Introducción de datos y gestión de bases de datos
• Gestión de documentos y registros digitales (por ejemplo, SharePoint, Google Drive, HIPAA, GDPR)
• Gestión del correo electrónico
• Sistemas y protocolos de respuesta ante emergencias (por ejemplo, paneles de alarma contra incendios, planes de evacuación).
• Software de gestión de eventos
• Software de gestión de inventario
• Software de procesamiento y envío de correo
• Equipos de oficina y sistemas telefónicos multilínea (faxes, fotocopiadoras, impresoras, equipos audiovisuales)
• Software de oficina y presentación (por ejemplo, Microsoft Office, Google Workspace)
• Sistemas de seguridad y control de acceso
• Redes sociales y plataformas de comunicación externa
• Organización del viaje
• Sistemas de gestión de visitantes
• Sistemas de gestión de contenidos web (por ejemplo, WordPress, Wix)

• Oficinas corporativas
• Instituciones educativas
• Organismos públicos
• Hoteles y complejos turísticos
• Consultorios médicos y dentales
• Organizaciones sin ánimo de lucro y grupos comunitarios
• Pequeñas empresas 

Los asistentes administrativos pueden trabajar en entornos de oficina dinámicos, donde se espera que presten excelentes servicios de apoyo, a menudo centrados en una persona en particular, pero a veces para toda una oficina o incluso para toda una organización. Por lo general, tienen que compaginar múltiples tareas, desde programar reuniones y gestionar calendarios hasta reservar viajes y atender solicitudes de última hora.

Mantener el orden y garantizar que todo funcione correctamente es una parte importante del trabajo, pero las habilidades interpersonales son igual de importantes. Ya sea respondiendo llamadas, coordinando equipos o contestando correos electrónicos, mantienen la comunicación fluida. Su capacidad para mantener la calma bajo presión y resolver problemas sobre la marcha los convierte en esenciales en cualquier lugar de trabajo.

El papel de los asistentes administrativos está cambiando y va más allá de las tareas básicas de oficina. Cada vez más empresas confían en ellos para responsabilidades de mayor nivel, como la coordinación de proyectos, el apoyo a los recursos humanos e incluso la gestión de las redes sociales. En lugar de limitarse a gestionar horarios y papeleo, se están convirtiendo en piezas clave en la toma de decisiones y la colaboración en equipo.  

El trabajo remoto e híbrido también ha cambiado las reglas del juego. Ahora, los asistentes deben ser expertos en comunicación digital, plataformas de reuniones virtuales y herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube. Ya sea trabajando desde casa o en la oficina, mantenerse organizado y mantener a los equipos conectados es más importante que nunca.  

La tecnología está facilitando algunas tareas rutinarias, pero también está elevando el nivel de exigencia. Muchos asistentes están mejorando sus habilidades en áreas como el análisis de datos, el marketing digital y las herramientas de automatización para mantenerse a la vanguardia. Al mismo tiempo, las empresas están haciendo hincapié en la sostenibilidad, fomentando los flujos de trabajo sin papel y las prácticas de oficina ecológicas como parte de sus operaciones diarias.

Los futuros asistentes administrativos suelen tener desde pequeños una habilidad especial para ayudar a los demás y asegurarse de que las tareas se realicen a tiempo. Es posible que les haya gustado organizar y planificar actividades, como eventos escolares, o simplemente ayudar en casa.