Especialista en gestión de documentos

Horario de trabajo

• Los especialistas en gestión documental suelen trabajar a tiempo completo, y en ocasiones se les exige realizar horas extras.

Tareas típicas

• Desarrollar procedimientos para la gestión del ciclo de vida de los documentos.
• Crear taxonomías de clasificación de documentos. Clasificar los documentos según sus características.
• Implementar la gestión de metadatos para facilitar la recuperación de documentos.
• Personalizar las funciones y los flujos de trabajo del sistema de gestión de documentos.
• Asegúrese de que los sistemas de documentación se integren con el resto del software de la organización.
• Utilizar tecnología de captura de datos para la importación de documentos.
• Convierta documentos físicos en digitales, garantizando la precisión y la capacidad de búsqueda.
• Evaluar las necesidades de gestión documental de los departamentos o usuarios finales.
• Formar al personal en la gestión eficaz de documentos, haciendo hincapié en las prácticas de seguridad.
• Asegúrese de que los sistemas de gestión de documentos sean seguros, pero accesibles para quienes tengan la necesidad y la autorización para acceder a ellos.
• Supervisar el acceso a los documentos y los permisos. Mantener la confidencialidad y la privacidad.
• Implemente medidas de control de versiones si los documentos se revisan de forma rutinaria.
• Enviar documentos para su revisión y comentarios.
• Formatear y editar documentos, si se solicita.
• Reúna los documentos que deben conservarse juntos, como contratos con anexos o formularios.
• Exigir registros de auditoría para los documentos confidenciales que se envían.

Responsabilidades adicionales

• Supervisar el cumplimiento de las normas de gestión documental.
• Registrar documentos al entrar y salir del almacén.
• Manténgase al día sobre las tecnologías de gestión y las mejores prácticas.
• Colaborar con los gestores de registros para conservar, archivar y eliminar documentos.
• Crear planes de recuperación ante desastres para los sistemas de documentos.
• Analizar el rendimiento del sistema para recomendar mejoras.
• Coordinar las migraciones de documentos durante las actualizaciones del sistema.
• Realizar auditorías para mantener la integridad, abordando las discrepancias.
• Ayudar a los usuarios con problemas de acceso a contenidos electrónicos.
• Crear manuales de usuario y materiales de formación. 

Habilidades sociales

• Atención al detalle
• Confidencialidad
• Coordinación
• Pensamiento crítico
• Atención al cliente
• Diligencia
• Independencia
• Habilidades interpersonales y de comunicación
• Supervisión
• Resolución de problemas
• Trabajo en equipo

Competencias técnicas

• Competencia en el uso de software de gestión documental (por ejemplo, SharePoint, OpenText Documentum).
• Conocimiento de tecnologías de escaneo
• Experiencia con sistemas de gestión de contenidos, metadatos y sistemas de clasificación.
• Familiaridad con las prácticas de control de versiones.
• Habilidades en introducción de datos, captura de datos, gestión de bases de datos y consultas.
• Comprensión de la automatización y personalización del flujo de trabajo.
• Competencia en prácticas de seguridad de la información y privacidad de datos.
• Capacidad para realizar auditorías del sistema y comprobaciones de cumplimiento.
• Dominio de herramientas de edición y formato de documentos (por ejemplo, Adobe Acrobat, Microsoft Office Suite).
• Habilidades básicas de resolución de problemas informáticos y asistencia técnica.
• Dependiendo de la organización y el puesto, también pueden necesitar habilidades relacionadas con la documentación clínica, la HIPAA, los documentos de construcción, los documentos legales, las buenas prácticas de fabricación, etc.

• Archivos y bibliotecas
• Escuelas, institutos, universidades, centros de investigación, etc.
• Empresas de ingeniería
• Instituciones financieras
• Organismos públicos
• Organizaciones sanitarias
• Bufetes de abogados y empresas de consultoría
• Organizaciones sin ánimo de lucro
• Empresas privadas y públicas, incluyendo minoristas, farmacéuticas y tecnológicas.
• Editoriales y agencias de noticias

Los especialistas en gestión documental trabajan con todos los departamentos de su organización y deben colaborar en el establecimiento y la personalización de flujos de trabajo que se adapten a las necesidades de todos.

No solo gestionan documentos en papel, sino que también se encargan de los documentos electrónicos. Por ello, deben dominar el software de gestión documental y aplicar protocolos de privacidad y seguridad de los datos para evitar la divulgación no autorizada.

Esto requiere estar al día sobre las últimas novedades en software, tecnologías de escaneo y métodos de conservación digital. Es posible que tengan que resolver problemas en los sistemas, realizar auditorías de cumplimiento e implementar estrategias de recuperación ante desastres para proteger los datos de la organización. 

Las soluciones basadas en la nube se están imponiendo en la gestión documental gracias a la accesibilidad remota, la seguridad y la escalabilidad que ofrecen. El almacenamiento en la nube también permite compartir y editar documentos de forma colaborativa y en tiempo real.

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático están automatizando ciertas tareas relacionadas con los documentos, como la introducción de datos, la clasificación y la extracción de información. Incluso ayudan a mejorar la seguridad, el cumplimiento normativo y las funciones de búsqueda.

La sostenibilidad es cada vez más importante, por lo que las organizaciones están adoptando sistemas digitales para reducir el uso de papel y las necesidades de almacenamiento, lo que disminuye su impacto medioambiental. ¡Las firmas electrónicas y los recibos digitales también están reduciendo la dependencia del papel!

Los especialistas en gestión documental suelen ser personas organizadas, analíticas y eficientes. En su juventud, es posible que fueran ordenados, les gustara leer o jugar a juegos que requirieran pensamiento crítico. Es posible que se sintieran igual de cómodos estando solos que participando en actividades en grupo.