Focos
Títulos similares
Gerente de servicios para convenciones, Gerente de planificación de conferencias, Gerente de servicios para conferencias, Gerente de catering, Gerente de eventos, Planificador de conferencias, Gerente de conferencias, Director de eventos, Director de servicios para conferencias, Planificador certificado de reuniones
Descripción del puesto
Los organizadores de eventos organizan, planifican y coordinan actividades para preparar eventos profesionales.
Aspectos gratificantes de la carrera profesional
- Se obtiene lo que se invierte: tras años de experiencia, puedes crear tu propia empresa y tendrás la capacidad de decidir tu horario, cuánto quieres trabajar y cuánto dinero quieres ganar.
- Es dinámico: parte del trabajo se realiza sentado en una oficina, pero también hay reuniones con clientes y proveedores, y viajes.
- Es un sector en crecimiento: se prevé que en los próximos 10 años habrá más oportunidades para los planificadores.
«Me dedico a crear entornos en los que la gente se relaja y se divierte. Cuando se abren las puertas y todo lo que has planeado funciona, es una emoción increíble. Es totalmente gratificante. Además, nunca se deja de aprender, tanto sobre nuevos elementos que incorporar a un evento como sobre nuevas formas de conseguir que la gente se conozca y retenga información». HeatherKeenan, presidenta de Key Events, Inc.
La primicia
Descripción de los servicios
DMC: empresa de gestión de destinos
- Ofrece servicios basados en su amplio conocimiento local, experiencia y recursos, y se especializa en el diseño y la implementación de eventos, actividades, excursiones, transporte y logística de programas.
- Ejemplo) Supongamos que una empresa quiere celebrar una convención en la costa oeste. El organizador de reuniones de esa empresa elige San Diego. El organizador de reuniones contrataría a una DMC que tenga un amplio conocimiento de San Diego y que ya tenga relación con los proveedores para organizar los desplazamientos locales (traslados al aeropuerto, autobuses), las reuniones y el entretenimiento (una visita a la ciudad, un evento deportivo, una cena de grupo, etc.).
Gestión de reuniones
- Organiza y planifica grandes reuniones/conferencias para empresas y organizaciones.
- Las responsabilidades incluyen la selección del lugar (¿qué ciudad? ¿qué recinto?), las negociaciones contractuales (proveedores, ponentes), la inscripción, la selección y gestión de ponentes, el alojamiento, la gestión logística, la gestión financiera y las exposiciones.
Planificación de eventos
- Esto es lo que se te viene a la mente cuando piensas en lo que hace un organizador de eventos, pero en realidad, la planificación de eventos es solo una pequeña parte del trabajo de un organizador de eventos. Es más glamuroso y mediático que los demás servicios, pero menos frecuente.
- Las responsabilidades incluyen establecer fechas, seleccionar y reservar el lugar del evento, elaborar el presupuesto, obtener los permisos, coordinar los desplazamientos y el aparcamiento, desarrollar el tema del evento, organizar a los ponentes, encargarse de la decoración y los alquileres, el catering y la seguridad.
- Ejemplo) Planificar un festival, ceremonia, competición, fiesta, concierto, boda, fiesta de inauguración de una empresa, etc.
Habilidades necesarias en el trabajo
- Fuertes habilidades organizativas
- Capacidad de comunicación
- Habilidades de negociación: Ser capaz de negociar con proveedores y clientes. Tener conocimientos generales sobre contratos.
- Resistencia física: El día del evento tendrás que hacer malabarismos con muchas tareas y estarás de pie durante muchas horas.
- Capacidad para resolver problemas y pensar con rapidez.
- Habilidades interpersonales: Buen trato con la gente. Eres capaz de entablar relaciones con gente nueva con bastante facilidad. Haz que confíen en ti.
- Saber utilizar la tecnología digital: software que te ayude a llevar un control de tu presupuesto, tu agenda y los detalles.
¿Dónde trabajaría?
- Empresa de planificación de eventos (incluye empresa de gestión de destinos)
- Interno: empresa, bufete de abogados, hotel/casino, organización sin ánimo de lucro, etc.
- Para ti:muchos organizadores de eventos son independientes, especialmente los organizadores de bodas.
Expectativas/Sacrificios necesarios
- Horario no habitual: Debe trabajar por las noches y los fines de semana, ya que los eventos no siempre se celebran entre semana durante el horario habitual.
- Es agotador: puede que tengas que trabajar muchas horas para asegurarte de que todo esté listo para el evento.
- Puede ser estresante: los eventos son una entidad «en vivo». Estás actuando a diario.
- Es posible que tenga que trabajar con personas exigentes.
- Los eventos sociales (bodas, bar mitzvás, cumpleaños) son los más difíciles: menos ingresos, más dolores de cabeza porque hay que lidiar con las emociones, adiós a las vacaciones de verano porque la mayoría de las bodas son entre mayo y octubre.
Tendencias actuales del sector
- En el pasado, la gente pensaba que podía ser organizadora de eventos sin experiencia ni formación gracias a Internet, pero ahora se sabe que la organización de eventos es un servicio profesional necesario para el marketing y la imagen de una empresa.
- En una economía en recesión, las conferencias de negocios son las primeras en desaparecer. Por lo tanto, los organizadores de eventos corporativos podrían ser despedidos.
- La asistencia sanitaria es un sector en auge. Por lo tanto, quienes se especializan en eventos relacionados con la asistencia sanitaria tendrán mucho trabajo, ya que los profesionales de la salud están obligados a formarse continuamente y asistir a conferencias para mantenerse al día con los requisitos y licencias profesionales.
¿Qué tipo de cosas le gustaba hacer a la gente de esta carrera cuando eran jóvenes...
«Todo lo que hice cuando era joven estaba relacionado con el mundo del espectáculo, ya fuera el diseño de vestuario, la moda o los viajes. No actúo, pero hago que la actuación suceda. Todo lo que hice fue un activo para llegar a donde finalmente terminé». HeatherKeenan, presidenta de Key Events, Inc.
Educación necesaria
- El término «planificación de eventos» abarca muchos aspectos. Desde bodas hasta eventos corporativos y ceremonias de entrega de premios, la planificación de eventos implica aprender una amplia gama de habilidades y tareas.
- A menudo también puede ser sinónimo de planificar reuniones y convenciones, así como organizar exposiciones.
- Los organizadores de eventos suelen obtener una licenciatura en gestión de reuniones o eventos, aunque los estudiantes acceden a este campo desde una amplia gama de especialidades, como empresariales, gestión hotelera o incluso comunicaciones.
- Cuanto más estrechamente relacionado esté tu título con la planificación de eventos, más probabilidades tendrás de empezar con mayores responsabilidades (¡y, por lo tanto, con un salario generalmente más alto!).
- Para mejorar tus credenciales académicas, considera obtener una certificación de una organización profesional como:
- O*Net enumera certificaciones adicionales que tienen diferentes requisitos de experiencia laboral para poder optar a ellas.
- Debido a que hay tantas tareas diferentes que pueden englobarse bajo el término «planificación de eventos», muchos empleadores quieren ver experiencia específica además de las credenciales académicas.
- Tener experiencia laboral relacionada es muy útil para reforzar el currículum, por lo que muchos estudiantes aceptan trabajos a tiempo parcial en hoteles, centros de convenciones, salones de bodas u otros establecimientos habituales para adquirir experiencia práctica y aprender sobre el terreno.
Credenciales
Esto podría quedar bien en tu currículum; sin embargo, la EXPERIENCIA es más importante que la formación o la certificación. Es solo un plus, pero definitivamente no es algo que te garantice automáticamente un trabajo o clientes.
Profesional certificado en reuniones
Es una certificación voluntaria para organizadores de reuniones y convenciones. Para obtenerla, los candidatos deben tener un mínimo de tres años de experiencia en la gestión de reuniones, haber trabajado recientemente en un puesto relacionado con la gestión de reuniones y acreditar créditos de formación continua. Los candidatos que cumplan los requisitos deben aprobar un examen que abarca temas como el aprendizaje de adultos, la gestión financiera, las instalaciones y los servicios, la logística y los programas de reuniones.
Cosas que hacer en el instituto y la universidad
- En la escuela secundaria, perfecciona tus habilidades interpersonales y toma clases de comunicación, oratoria, marketing, negocios y contabilidad.
- ¡Adquiere experiencia práctica a través del voluntariado! Hazte voluntario en escuelas, iglesias u organizaciones comunitarias para ayudar a planificar eventos, coordinar funciones, elaborar presupuestos para compras, pedir suministros, recibir invitados y gestionar los detalles logísticos. Haz un borrador de tu currículum y lleva un registro de todo lo que haces y del número de personas que asistieron.
- Únete al comité de eventos de un club u organización social (por ejemplo, una fraternidad) y organiza un evento en tu instituto o universidad (un baile, una recaudación de fondos, etc.). Adquirir experiencia, aunque sea como voluntario, es fundamental para tu currículum.
- Considera la posibilidad de trabajar a tiempo parcial en hoteles, centros de convenciones, universidades o empresas locales en puestos relacionados con la organización de grandes reuniones y eventos. Consigue cualquier trabajo que te permita VER y OBSERVAR eventos: guardarropa, camarero/barman para una empresa de catering, arreglos florales, encargado de aseos en un evento, etc.
- Becario en una empresa de organización de eventos.
- Crea tu propio «lookbook» o página de Pinterest: recopila diferentes looks, estilos, decoraciones, comida, etc., para empezar a desarrollar ideas y tu propio estilo sobre cómo quieres que sea un evento.
- Decida si desea especializarse en un área en particular (como bodas).
- Practique sus protocolo telefónico y atención al cliente
- Decida qué método de aprendizaje le conviene más: presencial, en línea o híbrido.
- Trabaja con tu asesor académico para elegir las asignaturas optativas adecuadas.
- Revisa las distintas opciones de certificación disponibles. Algunas requieren varios años de experiencia laboral, pero infórmate bien sobre los requisitos para poder planificarlo con antelación.
- A los organizadores de eventos les encanta reunirse a través de organizaciones profesionales, así que busca una (o varias) en la que puedas participar.
- Invierte en una buena cámara para poder tomar muchas fotos de tu trabajo.
- Crea un portafolio en línea y canales en redes sociales para promocionar y comercializar tus habilidades y servicios (y mostrar tu trabajo anterior a futuros empleadores).
- Echa un vistazo a las qué deben y no deben llevar los profesionales del sector en los eventos. Ten en cuenta que las consideraciones sobre el vestuario deben estar en consonancia con el tipo de evento.
- Manténgase al día de las tendencias del sector leyendo artículos relevantes (como los de Skift Meetings) y viendo vídeos en YouTube.
Estadísticas de educación
- 10,7 % con título de secundaria
- 8,2 % con título de asociado
- 49,7 % con título universitario
- 9,7 % con máster
- 1,1 % con Professional
(Porcentaje de empleados de entre 25 y 44 años en la ocupación cuyo nivel educativo más alto es)
Hoja de ruta típica
Cómo conseguir tu primer empleo
- Informe a su red con antelación cuando esté a punto de terminar su formación.
- Trabaja para una empresa relacionada con eventos: catering, floristería, empresa de autobuses, barman, empresa de diseño de iluminación y redes. Esta experiencia te permitirá ver desde dentro lo que supone organizar un evento.
- Trabaja con el centro de orientación profesional de tu escuela para encontrar trabajo, pulir tu currículum y practicar entrevistas.
- Ten en cuenta dónde trabajan otros organizadores de eventos. Por BLSLos entornos de trabajo son:
- 20 %: organizaciones religiosas, benéficas, cívicas y profesionales.
- 10 % - servicios administrativos/de apoyo
- 9 % - servicios de alojamiento/alimentación
- 8 %: artes, entretenimiento y recreación.
- 4 % - autónomos
- Establece vínculos sólidos si realizas trabajos a tiempo parcial o voluntarios.
- Crea un portafolio con tu experiencia relevante que puedas mostrar a posibles empleadores.
- Guarda registros de cualquier evento que hayas ayudado a planificar, como fotografías y referencias profesionales de clientes y proveedores que den fe de tu fiabilidad y experiencia.
- Corre la voz sobre tu portafolio en línea y canales de redes sociales para darlo a conocer.
- Escribe artículos y publícalos en sitios web dedicados a la planificación de eventos, así como en redes sociales como LinkedIn.
- ¡Múdate a donde hay trabajo! La Oficina de Estadísticas Laborales señala que la mayor concentración de puestos de trabajo para organizadores de eventos se encuentra en Washington D.C., Colorado, Virginia, Utah y Rhode Island.
- Revisión Plantillas de currículum para organizadores de eventos para obtener ideas
- Asegúrate de que tu currículum sea impactante, convincente, esté libre de errores y contenga muchas estadísticas y detalles.
- Busca oportunidades en Indeed, Glassdooro incluso Craigslist para trabajos más pequeños.
- Pida permiso a las posibles referencias antes de facilitar su información de contacto.
- Estar preparado para cualquier cosa es la clave para planificar un evento con éxito. Prepárese para las entrevistas revisando las preguntas más habituales y pensando en cómo las responderías.
- Practique simulacros de entrevistas para mostrarte capaz y seguro de ti mismo
«Cualquier cosa que puedas hacer para VER eventos. Ahí es donde la gente obtiene mayor exposición. Cualquier trabajo extracurricular que puedas conseguir. Yo empecé como guardarropa. Vi todos los eventos que se celebraron. Si puedes ser camarero, sé camarero en un evento. Si sabes arreglar flores, entra en una empresa floral que se dedique a los eventos. Si eres conserje, sé encargado de los baños donde haya eventos. ¡VÉLO!». HeatherKeenan, presidenta de Key.
¿Qué busca un empleador?
- Gran energía: ¡Puedo levantarme a las 4 de la mañana, dormir a la 1 de la madrugada durante 5 días seguidos durante un evento y estar en plena forma!
- Currículum: Trabajé en eventos. Trabajé en la universidad porque demuestra que era capaz de hacer muchas cosas al mismo tiempo.
- Profesional: ¿Sabes escribir un correo electrónico profesional? ¿Tienes buena presencia?
«Me fijo en dónde han trabajado antes y cuánto tiempo han estado allí. Busco a alguien con pasión, actitud, confianza, energía, alguien que sea capaz de pensar con rapidez, alguien de quien me sienta orgullosa y que sepa interactuar con los clientes...».Heather Keenan, presidenta de Key Events, Inc.
Cómo seguir siendo competitivo
- Conocer varios idiomas: esto te abre las puertas a más clientes y más eventos.
- Manténgase al día con la tecnología: software para reuniones virtuales, redes sociales (Twitter, Facebook).
- Crea una marca distintiva y comercialízala.
Herramientas/recursos recomendados
Páginas web
- Asociación Americana de Organizadores de Bodas Certificados
- Asociación de Consultores Nupciales
- Asociación de Consultores Certificados en Bodas
- Asociación Internacional de Directores de Conferencias y Eventos Universitarios
- Bizzabo
- Eventos sin fin
- Plan de planificación de eventos
- Asociación de Profesionales de Servicios para Eventos
- Consejo de la Industria de Eventos
- Asociación Internacional de Exposiciones y Eventos
- Asociación Internacional de Eventos en Vivo
- Sociedad Internacional de Organizadores de Eventos
- Profesionales de Reuniones Internacionales
- Reuniones Skift
- Reuniones inteligentes
- Mesas sociales
- Sociedad de Profesionales de Reuniones Gubernamentales
- Cizalla de terciopelo
Libros
- Planificación y gestión de eventos: principios, planificación y práctica, por Ruth Dowson y David Bassett
- El arte de planificar eventos: consejos profesionales de un experto del sector, por Gianna Cardinale Gaudini
- Deberías convertirte en ORGANIZADOR DE EVENTOS: Cómo iniciar un negocio de organización de eventos desde casa paso a paso desde cero, por Rebecca Nowak
Consejos
«Asegúrate de que te encanta, porque es un trabajo duro. Es como el circo. Es una vocación, no solo un trabajo». HeatherKeenan, presidenta de Key Events, Inc.
Noticias
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SALARIO Y PERSPECTIVAS LABORALES
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Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores comienzan con un salario de alrededor de 43 000 dólares. El salario medio es de 56 000 dólares al año. Los trabajadores con mucha experiencia pueden ganar alrededor de 74 000 dólares.
Fuente: Estado de California, Departamento de Desarrollo del Empleo