Director de oficina

Horario de trabajo

• Los gerentes de oficina trabajan a tiempo completo, normalmente en interiores durante el horario laboral habitual. 

Tareas típicas

• Gestionar y coordinar tareas administrativas generales y organizativas.
• Redactar, enviar, recibir y responder a la correspondencia de la oficina, según sea necesario.
• Procesar el correo y las entregas entrantes y salientes.
• Gestionar/desviar las llamadas entrantes o ayudar a la recepcionista con la gestión de llamadas.
• Llevar un control de los inventarios de suministros; volver a pedir/reponer cuando sea necesario.
• Utilizar bases de datos para introducir y recuperar datos y generar informes.
• Supervisar los procesos de adquisición de TI.
• Crear sistemas de gestión de archivos físicos y digitales; garantizar la protección adecuada de la información confidencial. 
• Ayuda con la organización del calendario, los preparativos de viaje y alojamiento, la presentación de solicitudes de reembolso de gastos, etc. 
• Gestionar los presupuestos de la oficina; realizar un seguimiento y previsión de los gastos; verificar las compras con tarjeta de crédito y conciliar los extractos de facturación mensuales. 
• Reservar y preparar las salas para las reuniones. Asegurarse de que el equipo esté probado y listo para usar (como teléfonos con altavoz, micrófonos, ordenadores portátiles, proyectores, punteros para presentaciones y otros equipos informáticos o audiovisuales). 
• Ayudar con la planificación de eventos organizativos, incluyendo encargar el catering suficiente, enviar permisos de aparcamiento y proporcionar indicaciones a los asistentes externos, etc. 
• Establecer contratos con proveedores y prestadores de servicios; revisar las facturas para verificar su exactitud. 
• Supervisar los trabajos de mantenimiento de las instalaciones y el cuidado de los jardines; garantizar que se distribuyan y se cumplan las políticas de seguridad en el lugar de trabajo.
• Implementar procedimientos de seguridad física y protección en la oficina, como planes de respuesta ante incendios y emergencias.

Responsabilidades adicionales

• Redactar y revisar políticas y procesos generales y específicos de la oficina.
• Ayudar en el reclutamiento, las entrevistas y la contratación de nuevo personal.
• Supervisar al personal correspondiente; proporcionar formación y comentarios. 
• Establecer horarios; aprobar permisos remunerados; resolver disputas interpersonales. 
• Escuchar las inquietudes de los empleados y ayudar a encontrar soluciones. 
• Ayudar a los empleados con las reclamaciones de indemnización laboral, según sea necesario.

Habilidades sociales

• Precisión 
• Adaptable
• Atención al detalle
• Capacidad de comunicación 
• Confidencialidad
• Atención al cliente 
• Orientación al detalle
• Independiente 
• Iniciativa
• Habilidades de liderazgo y supervisión
• Metódico 
• Multitarea
• Supervisión
• Organizado
• Paciencia
• Resolución de problemas
• Fiable 
• Programación
• Buen juicio y toma de decisiones
• Gestión del tiempo 

Competencias técnicas

• Presupuestación y seguimiento financiero 
• Principios de gestión de instalaciones
• Seguridad general contra incendios y respuesta ante emergencias 
• Gestión de recursos humanos 
• Control de inventario
• Adquisición de TI
• Conocimiento de los procedimientos de gestión de oficinas.
• Dominio del software y los equipos de oficina (es decir, ordenadores, impresoras/escáneres/fotocopiadoras, teléfonos multilínea, equipos audiovisuales, equipos de presentación). 
• Gestión de registros

• Empresas de construcción e ingeniería
• Centros de convenciones
• Empresas
• Instituciones educativas
• Instituciones financieras
• Agencias gubernamentales
• Hoteles
• Bufetes de abogados
• Empresas de medios de comunicación y editoriales
• Instalaciones médicas 
• Organizaciones sin ánimo de lucro
• Empresas privadas
• Agencias inmobiliarias
• Instalaciones recreativas
• Organizaciones religiosas
• Instituciones de investigación
• Tiendas minoristas
• Pequeñas empresas y startups
• Empresas de transporte y servicios públicos

Imagina una oficina que funciona de manera eficiente, desde correos electrónicos puntuales hasta reuniones bien coordinadas. En el centro de todo ello se encuentra el director de oficina, la pieza clave que compagina múltiples funciones, desde la administración hasta la informática. Y aunque el trabajo sin duda puede conllevar mucho estrés, no siempre se ve recompensado con el mismo reconocimiento. 

Se espera que los gerentes de oficina dirijan los procesos y las tareas, gestionen equipos diversos y mantengan todo en orden... ¡a menudo sin que nadie se dé cuenta de lo importante que es su función! 

Deben ser flexibles y estar preparados para afrontar nuevos retos sin mucho tiempo de preparación. Cuando las cosas no salen según lo previsto, puede que el director de la oficina tenga que quedarse hasta tarde o venir el fin de semana para volver a encarrilar un proceso o proyecto.

En el cambiante mundo de la gestión de oficinas, ¡mantenerte al día es fundamental! La gestión del trabajo a distancia es una tendencia importante, ya que gran parte de la población activa estadounidense trabaja ahora desde casa. Los responsables de oficina se han adaptado para supervisar a los equipos remotos y garantizar que los trabajadores cumplan con sus tareas y mantengan la motivación. 

La inteligencia artificial y otras herramientas de automatización están revolucionando la forma en que se gestionan innumerables tareas, lo que mantiene ocupados a los responsables de oficina mientras aprenden, implementan y forman a otros en estos nuevos métodos de trabajo. 

Mientras tanto, en todos los sectores se está haciendo cada vez más hincapié en las prácticas sostenibles, por lo que los responsables de oficina están tratando de ayudar a las organizaciones a reducir al máximo el uso de papel. ¡Estas son solo algunas de las tendencias que están influyendo en este dinámico campo profesional! 

Los gerentes de oficina suelen ser personas muy organizadas, capaces de realizar múltiples tareas y mantenerse concentradas. Es posible que desarrollen estas habilidades desde una edad temprana, tal vez a través de actividades escolares o debido a que se les asignan responsabilidades y tareas en el hogar. Por lo general, tienen grandes habilidades de liderazgo y gestión, que pueden desarrollar a través de actividades extracurriculares, como practicar deportes en equipo, por ejemplo.