Focos
Especialista administrativo, recepcionista, encargado de bienvenida, representante de atención al cliente, asistente administrativo, recepcionista, planificador.
Para muchas empresas, el primer punto de contacto que ofrecen a los clientes y visitantes es una recepcionista o un empleado de información. Estos profesionales están en primera línea y son fundamentales, ya que dan la primera impresión de las organizaciones a las que representan.
Responden al teléfono, proporcionan información general, dirigen a las personas a donde necesitan ir y gestionan horarios y otras tareas administrativas, como el manejo del correo, los pedidos de suministros y el mantenimiento de registros. Más allá de sus funciones habituales, a menudo se les asignan otras tareas, como la planificación de eventos, las tareas de seguridad y prevención de incendios, la seguridad del edificio, la gestión de proveedores, las tareas financieras y el mantenimiento general.
El puesto también requiere grandes habilidades de atención al cliente, así como capacidad para resolver problemas, realizar múltiples tareas y adaptarse. Esta versatilidad los hace indispensables, ya que tienden puentes entre los distintos departamentos y ayudan a garantizar un funcionamiento fluido.
- Estar al frente de las relaciones públicas de una organización.
- Interactuar directamente con una amplia variedad de personas y prestarles asistencia.
- Aprender una amplia gama de tareas y responsabilidades.
- Oportunidades para crecer y asumir otras funciones administrativas.
- Desempeñar un papel fundamental en el buen funcionamiento de una organización.
Horario de trabajo
- Los recepcionistas y los empleados de información suelen trabajar a tiempo completo. Los horarios dependen del sector, y algunos puestos requieren trabajar por la noche o los fines de semana.
Tareas típicas
- Saluda cordialmente a los clientes, invitados y otros visitantes. Averigua el motivo de su visita y dirígelos al lugar adecuado.
- Supervisar el acceso de los visitantes y mantener los protocolos de seguridad, como la emisión de tarjetas de identificación para visitantes.
- Ayudar con las visitas VIP, como requisitos especiales o protocolos.
- Responder, filtrar y reenviar llamadas entrantes, correos electrónicos y correspondencia. Proporcionar información o tomar mensajes.
- Programar y confirmar citas. Mantener y actualizar los calendarios del personal.
- Recoger, clasificar, distribuir y preparar el correo y los paquetes entrantes y salientes.
- Proporcionar información sobre los servicios, las políticas y las ubicaciones de la organización.
- Realizar tareas de apoyo administrativo, como introducir datos, archivar, fotocopiar, tomar notas en reuniones, etc.
- Solicitar y mantener el inventario de material de oficina para la zona de recepción.
- Operar equipos de oficina, incluyendo máquinas de fax, fotocopiadoras, sistemas telefónicos, equipos audiovisuales, proyectores, etc.
- Coordinar con el personal de mantenimiento, los proveedores, los repartidores de paquetes y otros visitantes.
- Gestionar registros digitales y físicos. Mantener la confidencialidad de la información sensible de conformidad con las políticas de la empresa y/o las directrices estatales o federales.
- Ayudar con las tareas relacionadas con la seguridad y la prevención de incendios, así como con la seguridad del edificio, incluyendo los planes de respuesta ante emergencias.
- Ayudar con tareas financieras, según sea necesario, como la gestión del presupuesto, la compra de artículos con tarjetas de crédito de la organización o la tramitación de vales de viaje.
- Ayuda con los preparativos del viaje, como la reserva de billetes de avión y alojamiento en hoteles.
Obligaciones adicionales
- Notificar al personal correspondiente sobre visitas, entregas o mensajes urgentes.
- Prestar apoyo en la coordinación de eventos especiales, reuniones y sesiones de formación.
- Ayudar en la preparación de informes, presentaciones o materiales para reuniones.
- Apoye las iniciativas de marketing distribuyendo material promocional a los visitantes.
- Recaudar y procesar los pagos o tarifas por los servicios cuando sea necesario.
- Mantener listas de contactos y directorios para la organización.
- Ayudar con las actualizaciones de las redes sociales o el sitio web.
- Informar sobre problemas técnicos o de mantenimiento en el espacio de oficinas.
- Formar y orientar al personal junior de recepción sobre los procedimientos de la oficina y los estándares de atención al cliente.
- Realizar tareas generales de limpieza, como regar las plantas o limpiar las zonas de descanso.
Habilidades sociales
- Precisión
- Adaptabilidad
- Atención al detalle
- Comunicación
- Concentración
- Confidencialidad
- Orientación al servicio al cliente
- Orientación al detalle
- Eficiencia
- Enfoque
- Escuchar
- Multitarea
- Organización
- Paciencia
- Comportamiento profesional
- Puntualidad
- Responsabilidad
- Gestión del tiempo
Competencias técnicas
- Competencia en sistemas telefónicos multilínea.
- Gestión del correo electrónico
- Software de calendario y programación
- Introducción de datos y gestión de bases de datos
- Dominio del software ofimático
- Sistemas de gestión de documentos (por ejemplo, SharePoint, Google Drive)
- Funcionamiento de equipos de oficina (faxes, fotocopiadoras, impresoras, equipos audiovisuales)
- Sistemas de gestión de visitantes
- Sistemas de seguridad y control de acceso
- Software de procesamiento y envío de correo
- Software de gestión de inventario
- Procesamiento de transacciones financieras
- Gestión de registros digitales y cumplimiento normativo (por ejemplo, HIPAA, RGPD)
- Software de presentación
- Plataformas de gestión de redes sociales
- Sistemas de gestión de contenidos web (por ejemplo, WordPress, Wix)
- Solución básica de problemas para equipos de oficina y sistemas informáticos
- Software de gestión de eventos
- Organización del viaje
- Sistemas y protocolos de respuesta ante emergencias (por ejemplo, paneles de alarma contra incendios, planes de evacuación).
- Oficinas corporativas
- Instituciones educativas
- Organismos públicos
- Hoteles y complejos turísticos
- Consultorios médicos y dentales
Se espera que los recepcionistas y los empleados de información proporcionen un excelente servicio al cliente y gestionen de manera eficiente las operaciones de la recepción. Como primer punto de contacto entre una organización y los visitantes, deben causar una buena primera impresión y hacer todo lo posible por mantener una actitud profesional y cortés, incluso en situaciones difíciles. A veces, deben ayudar con calma en situaciones de emergencia y otras situaciones estresantes inesperadas. Por lo tanto, el puesto requiere mucha paciencia, grandes habilidades de comunicación y la capacidad de mantener la calma bajo presión.
Una gestión eficaz del tiempo es esencial para que los recepcionistas puedan compaginar múltiples responsabilidades. Esto incluye gestionar citas, atender consultas y ocuparse de tareas administrativas. Establecer prioridades y mantenerse organizado es clave para su éxito.
Al igual que en muchos otros campos, la tecnología está cambiando el papel de los recepcionistas y los empleados de información. Hoy en día, deben ser expertos en tecnología y dominar una amplia gama de programas informáticos, desde la gestión de las relaciones con los clientes hasta las teleconferencias, pasando por la realización de pedidos de suministros en línea, la actualización de sitios web y otras tareas.
Los sistemas automatizados y los recepcionistas virtuales son cada vez más comunes, pero la presencia humana in situ sigue siendo insustituible para la mayoría de las organizaciones. Siempre se ha hecho hincapié en el servicio al cliente, pero con la proliferación de las plataformas de reseñas en línea, donde un cliente insatisfecho puede publicar una reseña negativa en cuestión de segundos, muchas empresas se esfuerzan por garantizar que la experiencia de cada cliente sea positiva.
Las personas que destacan como recepcionistas y empleados de información suelen disfrutar ayudando a los demás, organizando eventos y comunicándose con una amplia variedad de personas. ¡Probablemente disfrutan asegurándose de que todo funcione correctamente bajo su supervisión!
- No hay requisitos formales de formación, pero normalmente los recepcionistas y los empleados de información necesitan un título de secundaria o GED.
- Algunos cursos básicos de formación profesional o de formación profesional pueden ser útiles, en temas como:
- Contabilidad básica y elaboración de presupuestos
- Comunicaciones empresariales
- Resolución de conflictos
- Atención al cliente
- Introducción de datos
- Preparación de documentos
- Operaciones de recepción y protocolos de seguridad
- Administración de oficinas
- Gestión de registros
- Gestión de horarios y calendarios
- Redes sociales y comunicación digital
- Etiqueta telefónica
- Gestión del tiempo
- Diversidad e inclusión en el lugar de trabajo
- Seguridad en el lugar de trabajo y procedimientos de emergencia
- Los estudiantes pueden adquirir experiencia práctica a través de prácticas o oportunidades de voluntariado para desarrollar experiencia en el mundo real.
- La mayoría de los empleadores ofrecen formación en el puesto de trabajo sobre las tareas específicas del puesto.
- Las certificaciones opcionales, como la deProfesional Administrativo Certificado de la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos(
) o la Certificación Profesional Administrativa de Excelencia de la Sociedad Americana de Profesionales Administrativos (
), pueden demostrar a los empleadores que estás comprometido con la profesión.
Los recepcionistas y los empleados de información no necesitan un título universitario, pero aquellos que deseen asistir a un programa de formación deben buscar programas que incluyan:
- Acreditación por parte de una autoridad acreditadora reconocida.
- Instructores con experiencia real en el sector.
- Equipos de última generación y software de inteligencia artificial.
- Oportunidades para adquirir experiencia práctica a través de prácticas profesionales.
- Horarios de clases flexibles.
- Servicios de orientación profesional que ofrecen ayuda para la búsqueda de empleo y la elaboración de currículums.
- Matrículas y tasas competitivas, así como opciones de becas y ayudas económicas.
Muchas escuelas de formación profesional, centros de enseñanza superior y programas de formación en línea ofrecen clases y certificados relacionados con las tareas administrativas propias de un recepcionista. Entre las plataformas en línea se incluyen:
Algunas organizaciones profesionales ofrecen programas de formación especializada, tales como:
- Certificación Profesional de Excelencia Administrativa de la Sociedad Americana de Profesionales Administrativos
- Profesional Administrativo Certificado por la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos
- Las clases de composición inglesa, lengua y literatura, y mecanografía son importantes para obtener buenos resultados en la escuela secundaria.
- Participa en clases y actividades en las que puedas practicar la escucha, el mantenimiento de registros, la gestión del tiempo y otras habilidades sociales.
- Busca trabajos a tiempo parcial, prácticas o oportunidades de voluntariado en contacto con los clientes.
- Pregunte a un recepcionista o empleado de información si estaría dispuesto a concederle una entrevista informativa.
- Considera trabajar como asistente virtual autónomo en Upwork, Freelancer u otros sitios web para ganar más experiencia mientras cobras por ello.
- Manténgase informado sobre las tendencias del sector y los avances en tecnología de oficina.
- Solicita empleos en portales como Indeed, Simply Hired o Glassdoor. También busca oportunidades locales en Craigslist.
- Considera la posibilidad de realizar prácticas o trabajos a tiempo parcial para abrirte camino.
- Revisa las plantillas de currículum de recepcionista para obtener ideas sobre el formato y la redacción.
- Toma nota de las palabras clave que aparecen en los anuncios de empleo e intenta incorporarlas a tu currículum, por ejemplo:
- Atención al detalle
- Habilidades comunicativas
- Servicio de atención al cliente
- Operaciones de recepción
- Paquete Microsoft Office
- Multitarea
- Habilidades organizativas
- Etiqueta telefónica
- Programación de citas
- Gestión del tiempo
- Busca trabajos a tiempo parcial, prácticas, aprendizajes o cualquier cosa que te permita entrar en el mundo laboral.
- Pide ayuda al centro de orientación profesional de tu escuela para redactar currículos, realizar simulacros de entrevistas y buscar empleo.
- Ponte en contacto con tu red profesional para obtener consejos sobre ofertas de trabajo, ya que muchos puestos no se anuncian ampliamente en Internet.
- Pregunta a tus profesores, supervisores y compañeros si estarían dispuestos a servir como referencias personales.
- Empieza a trabajar como autónomo en Upwork, Fiverr y sitios web similares.
- Estudia las preguntas de la entrevista para recepcionista, tales como:
- «¿Cómo gestionas una recepción muy concurrida con múltiples líneas telefónicas y visitantes?»
- «¿Puede describir su experiencia con la programación de citas y la gestión de calendarios?»
- «¿Qué estrategias utilizas para mantenerte organizado y priorizar las tareas de manera eficaz?»
- Cuando te llamen para una entrevista, investiga sobre la empresa para saber más sobre ella y poder hablar un poco sobre cómo encajarías en la cultura laboral.
- Antes de la entrevista, practica con un amigo algunas entrevistas simuladas más, específicas para ese empleador y ese puesto.
- Vístete siempre de forma adecuada para tener éxito en la entrevista de trabajo y prepara también algunas preguntas para hacerles.
- Después de las entrevistas, envía correos electrónicos de agradecimiento para expresar tu gratitud y reiterar tu interés en el puesto.
Páginas web
- Sociedad Americana de Profesionales Administrativos
- Asociación Internacional de Profesionales Administrativos
- Asociación Nacional de Recepcionistas Profesionales
- La recepcionista
Libros
- El profesional administrativo: tecnología y procedimientos, por Patsy Fulton-Calkins y Dianne Rankin.
- La oficina: procedimientos y tecnología, por Mary Oliverio, et al.
Los recepcionistas y los empleados de información son la cara amable de sus organizaciones, ya que garantizan el buen funcionamiento y una excelente experiencia al cliente. Si estás pensando en alternativas a la carrera de recepcionista o empleado de información, otras carreras relacionadas son:
- Asistente administrativo
- Cajero de banco
- Empleado de mostrador y alquiler
- Periodista judicial
- Representante de atención al cliente
- Empleado de entrada de datos
- Editor
- Coordinador de eventos
- Asistente ejecutivo
- Técnico en información sanitaria
- Empleado de información
- Intérprete
- Secretario jurídico
- Asistente médico
- Especialista en facturación y codificación médica
- Especialista en historiales médicos
- Director de oficina
- Representante de pacientes
- Asistente personal
- Operador de centralita
- Transcriptora
- Traductor
- Escritor
Noticias
Ofertas de empleo
Cursos y herramientas en línea
Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores comienzan con un salario de alrededor de 30 000 dólares. El salario medio es de 35 000 dólares al año. Los trabajadores con mucha experiencia pueden ganar alrededor de 40 000 dólares.